Rok 2025 - zgodnie z art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym

ZARZĄDZENIE NR 120.24.2025 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 8 kwietnia 2025 r. zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie


ZARZĄDZENIE NR 120.24.2025
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 8 kwietnia 2025 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie

 

       Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym(Dz. U. z 2024 r. poz. 1465 z późn. zm.) oraz § 10 pkt 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 120.41.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.51.2020 z dnia 18 września 2020 r., zarządzeniem Nr 120.69.2020 z dnia 2 grudnia 2020 r., zarządzeniem Nr 120.44.2021 z dnia 30 czerwca 2021 r., zarządzeniem Nr 120.66.2022 z dnia 22 września 2022 r., zarządzeniem Nr 120.98.2022 z dnia 14 grudnia 2022 r., zarządzeniem Nr 120.104.2022 z 21 grudnia 2022 r., zarządzeniem Nr 120.77.2023 z dnia 21 grudnia 2023 r. zarządzeniem Nr 120.2.2024 z dnia 17 stycznia 2024 r., zarządzeniem Nr 120.29.2024 z dnia 7 maja 2024 r., zarządzeniem Nr 120.42.2024 z dnia 28 czerwca 2024 r. oraz zarządzeniem Nr 120.59.2024 z dnia 25 września 2024 r. zarządza się, co następuje:

§ 1. W Instrukcji w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącej załącznik do zarządzenia Nr 120.11.2021 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 17 marca 2021 r. w sprawie czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie zmienionego zarządzeniem Nr 120.53.2021 z dnia 5 sierpnia 2021 r. oraz zarządzeniem nr 120.27.2024 z dnia 30 kwietnia 2024 r. wprowadza się następujące zmiany:

  1. W § 1 dodaje się pkt. 18 w brzmieniu:
    „18) „skrzynce e-doręczeń” – należy przez to rozumieć narzędzie umożliwiające wysyłanie odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej, w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej;”

  2. W § 10 w ust. 1 pkt 4 otrzymuje brzmienie
    „4) przesyłki wpływające na ESP oraz na skrzynkę e-doręczeń;”

  3. Rozdział VI otrzymuję brzmienie:
    „Zasady przyjmowania przesyłek przekazanych na ESP na platformie ePUAP oraz na skrzynkę e-doręczeń.”

  4. § 17 otrzymuje brzmienie:
    „§ 17. 1 Przesyłki elektroniczne wniesione przez ESP za pomocą platformy ePUAP lub na skrzynkę e-doręczeń są odbierane przez pracownika Biura Obsługi Interesantów i automatycznie rejestrowane w systemie.

  1. Pracownik Biura Obsługi Interesantów drukuje zarejestrowane przesyłki elektroniczne wraz z UPO – w przypadku przesyłek wniesionych za pomocą platformy ePUAP lub wraz z Potwierdzeniem otrzymania – w przypadku przesyłek wniesionych na skrzynkę e-doręczeń oraz nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

  2. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ lub objętość dokumentu elektronicznego, należy wydrukować pierwszą stronę przesyłki, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu.

  3. Jeżeli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niej zawiera podpis elektroniczny pracownik Biura Obsługi Interesantów dokonuje weryfikacji pod kątem ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu.

  4. Na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływu nanosi się informację o ważności podpisu elektronicznego i integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji („podpis elektroniczny ważny/ nieważny/ brak możliwości weryfikacji, data weryfikacji, czytelny podpis sporządzającego wydruk”).

  5. Do przesyłek elektronicznych postanowienia § 13-14 stosuje się odpowiednio.”

  1. w § 30 ust. 5 otrzymuje brzmienie:
    „5. Dokumenty przeznaczone do wysłania w formie elektronicznej za pomocą ESP na platformie ePUAP lub skrzynki e-doręczeń wysyłane są przez pracowników komórek organizacyjnych, którzy prowadzą rejestr przesyłek wysyłanych elektronicznie.”

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie.

§ 3. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta i Gminy Gryfino.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino

Mieczysław Sawaryn

 

Uzasadnienie
       Zmiana zarządzenia związana jest wejściem w życie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.

Sporządziła: Izabela Buckowska