ZARZĄDZENIE NR 120.29.2025
BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO
z dnia 30 kwietnia 2025 r.

w sprawie powołania Jednostki Realizującej Projekt (JRP) pn. „Rozbudowa ścieżek rowerowych na terenie Gminy Gryfino w celu zintegrowania  z trasami rowerowymi na terenie SOM”

        Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 1465, poz. 1572, poz. 1907, poz. 1940) oraz § 10 pkt. 16 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 120.41.2020 z dnia 20 lipca 2020 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, zmienionego zarządzeniem Nr 120.51.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 18 września 2020 r., Nr 120.69.2020 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 2 grudnia 2020 r., Nr 120.44.2021 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 30 czerwca 2021 r., Nr 120.66.2022 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 22 września 2022 r., Nr 120.98.2022 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 14 grudnia 2022 r., Nr 120.104.2022 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 21 grudnia 2022 r., Nr 120.77.2023 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 21 grudnia 2023 r., Nr 120.2.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 17 stycznia 2024 r., Nr 120.29.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 7 maja 2024 r., Nr 120.42.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 28 czerwca 2024 r., Nr 120.59.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino z dnia 25 września 2024 r. oraz w związku z uzyskaniem pozytywnego wyniku oceny i wyborze projektu  "Rozbudowa ścieżek rowerowych na terenie Gminy Gryfino w celu zintegrowania z trasami rowerowymi na terenie SOM" do dofinansowania zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Powołuje się Jednostkę Realizującą Projekt pn. „Rozbudowa ścieżek rowerowych na terenie Gminy Gryfino w celu zintegrowania z trasami rowerowymi na terenie SOM”, zwaną dalej „JRP”.

2. Przewodniczącym JRP jest Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomasz Miler. Do zadań przewodniczącego należy kierowanie, koordynacja i nadzór nad pracami JRP.

3. W skład JRP wchodzą:

1. koordynator JRP – Justyna Siwek-Matura – Kierownik Referatu w Wydziale Inwestycji i Rozwoju Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie (zwany dalej UMiG);

2. asystent ds. organizacyjnych – Izabela Machniak – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

3. asystent ds. administracyjnych – Karolina Pawlak – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

4. specjalista ds. inwestycji – Mariusz Andrusewicz – Naczelnik Wydziału Inwestycji  i Rozwoju UMiG;

5. asystent ds. inwestycji – Adrian Kardynalczyk – Wydział Inwestycji i Rozwoju UMiG;

6. asystent ds. księgowych i finansowych – Małgorzata Dzierbicka – Wydział Finansowo-Księgowy UMiG;

7. specjalista ds. wynagrodzeń – Beata Pawlik – Wydział Organizacyjny UMiG.

§ 2. 1. Przedmiotem działań JRP jest całokształt prac związanych z przyjęciem do realizacji projektu pn. „Rozbudowa ścieżek rowerowych na terenie Gminy Gryfino w celu zintegrowania z trasami rowerowymi na terenie SOM”, który spełnił kryteria wyboru i uzyskał pozytywny wynik oceny oraz został wybrany do dofinansowania w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021-2027, Priorytet 3 Fundusze Europejskie na rzecz mobilnego Pomorza Zachodniego, Działanie 3.1 Czysty transport miejski (ZIT), Typ projektu: Wsparcie na rzecz transportu publicznego w obszarach funkcjonalnych miast – infrastruktura.

2. Do zadań JRP należą w szczególności:

1. realizacja projektu w oparciu o m.in. następujące akty prawne:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2021/1058 z dnia 24 czerwca 2021 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spójności (Dz. Urz. UE L 231 z 30.06.2021, str. 60, z późn. zm.),

1. Ustawę z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021–2027 (Dz. U z 2022 r., poz.1079),

2. Ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2022 r., poz. 2000 z późn. zm.),

3. Ustawę z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1270 tj. z późn. zm.),

4. Ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r., poz. 1320 tj.),

5. Ustawę z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 tj. z późn. zm.),

6. Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z 21 września 2022 r. w sprawie zaliczek w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich  (Dz. U. z 2022 r. poz. 2055);

oraz

7. Program Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021-2027,

8. Wytyczne dotyczące kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027,

9. Wytyczne dotyczące realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027,

10. Wytyczne dotyczące informacji i promocji Funduszy Europejskich na lata 2021-2027,

11. Wytyczne dotyczące kontroli realizacji programów polityki spójności na lata 2021-2027,

12. Wytyczne dotyczące warunków gromadzenia i przekazywania danych w postaci elektronicznej na lata 2021-2027,

13. Wytyczne dotyczące zagadnień związanych z przygotowaniem projektów inwestycyjnych, w tym hybrydowych na lata 2021-2027,

14. Wytyczne dotyczące monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021-2027,

15. Wytyczne dotyczące sposobu korygowania nieprawidłowości na lata 2021-2027;

2. przygotowywanie na potrzeby projektu niezbędnych dokumentów formalno-prawnych;

3. koordynacja i nadzór nad realizacją poszczególnych procesów inwestycyjnych i realizacją zadań nieinwestycyjnych, w szczególności zapewnienie ciągłości finansowania projektu zgodnie z harmonogramem płatności (zwanym dalej HP) oraz harmonogramem rzeczowo-finansowym (zwanym dalej HRF);

4. prowadzenie monitoringu, raportowania i sprawozdawczości z przebiegu realizacji projektu;

5. upowszechnianie i promowanie projektu;

6. współpraca z Urzędem Marszałkowskim Województwa Zachodniopomorskiego;

7. współpraca z wydziałami merytorycznymi Urzędu Miasta i Gminy Gryfino;

8. zarządzanie płatnościami na rachunku projektu w imieniu i na rzecz Beneficjenta;

9. zakres działań do realizacji w ramach poszczególnych zadań (zgodnie z niniejszym zarządzeniem) i harmonogramem realizacji projektu (zwanym dalej HRP), przydzielonych członkom JRP obejmuje m.in. przygotowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nadzór nad zawarciem umowy i jej realizacją, całościową koordynację zadania, odbiór końcowy przedmiotu umowy oraz udział w procesie egzekwowania ewentualnych gwarancji;

10. prowadzenie całokształtu spraw związanych z obsługą projektu i realizacją poszczególnych zadań wymienionych w HRP;

11. przygotowywanie niezbędnych dokumentów do kontroli wewnętrznych, zewnętrznych i audytów.

§ 3. Do zadań koordynatora JRP należy w szczególności:

1. wdrażanie projektu i zarządzanie projektem w zakresie rzeczowym i finansowym, zgodnie z HRF, HRP, HP oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi;

2. prowadzenie rzeczowej i finansowej sprawozdawczości oraz monitoringu dla projektu;

3. opracowywanie i przekazywanie do Urzędu Marszałkowskiego sprawozdań i raportów z przebiegu realizacji projektu;

4. sporządzanie i aktualizacja HRF, HRP, HP oraz innych niezbędnych dokumentów w ramach projektu;

5. przygotowanie i składanie wniosków o płatność z wykorzystaniem Centralnego Systemu Teleinformatycznego 2021 (zwanym dalej CST2021);

6. realizacja wraz z pozostałymi członkami Zespołu zadania: Piknik rowerowy „Wybieram rower”;

7. nadzór nad przygotowaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz nad przygotowywaniem projektów umów na usługi i roboty związane z realizacją projektu;

8. prowadzenie rejestru umów i zleceń;

9. 
   nadzór nad sporządzaniem i zatwierdzaniem sprawozdań i raportów z realizacji projektu, dokumentów projektowych;

10. organizacja spotkań roboczych JRP, weryfikacja postępów robót i prac;

11. koordynowanie prac związanych z informacją, promocją i wizualizacją projektu;

12. nadzór i udział w odbiorach częściowych i końcowych poszczególnych części i całości projektu, w tym sprawowanie kontroli nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym;

13. udzielanie członkom JRP pomocy i wytycznych w zakresie powierzonych zadań.

§ 4. Do zadań asystenta ds. organizacyjnych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. kontakt ze Stowarzyszeniem Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego w zakresie realizowanego projektu w związku z działalnością Stowarzyszenia jako Związku Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych w razie zaistniałej potrzeby;

3. prowadzenie dokumentacji projektu oraz jej przechowywanie zgodnie z wytycznymi;

4. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji HRF, HRP, HP, a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem projektu;

5. realizacja działań mających na celu podnoszenia świadomości mieszkanek i mieszkańców gminy na temat korzystania z niskoemisyjnego transportu zbiorowego i ruchu niezmotoryzowanego – pikniku rowerowego „Wybieram rower”;

6. realizacja działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z wytycznymi oraz zapisami wniosku o dofinansowanie;

7. przygotowywanie, we współpracy z członkami JRP, materiałów na stronę internetową projektu oraz profili Gminy Gryfino w social mediach w zakresie informacji dotyczących realizacji zadań projektowych;

8. przygotowanie i składanie wniosków o płatność z wykorzystaniem CST2021 we współpracy z koordynatorem JRP i asystentem ds. administracyjnych;

9. zastępstwo koordynatora JRP podczas nieobecności, we współpracy z asystentem ds. administracyjnych;

10. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 5. Do zadań asystenta ds. administracyjnych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z Koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. organizowanie prac JRP;

3. prowadzenie dokumentacji projektu oraz jej przechowywanie zgodnie z wytycznymi;

4. współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji HRF, HRP, HP a także innych dokumentów związanych z monitoringiem postępu rzeczowego i finansowego projektu dla potrzeb instytucji związanych z wdrażaniem projektu;

5. realizacja działań mających na celu podnoszenia świadomości mieszkanek i mieszkańców gminy na temat korzystania z niskoemisyjnego transportu zbiorowego i ruchu niezmotoryzowanego – pikniku rowerowego „Wybieram rower”;

6. realizacja działań informacyjno-promocyjnych zgodnie z wytycznymi oraz zapisami wniosku o dofinansowanie;

7. przygotowywanie, we współpracy z członkami JRP, materiałów na stronę internetową projektu oraz profili Gminy Gryfino w social mediach w zakresie informacji dotyczących realizacji zadań projektowych;

8. przygotowanie i składanie wniosków o płatność z wykorzystaniem CST2021 we współpracy z koordynatorem JRP i asystentem ds. organizacyjnych;

9. zastępstwo koordynatora JRP podczas nieobecności, we współpracy z asystentem ds. organizacyjnych;

10. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 6. Do zadań specjalisty ds. inwestycji należy w szczególności:

1. nadzór nad realizacją projektu we współpracy z koordynatorem JRP;

2. nadzór nad postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego oraz nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych w projekcie:

1. budowa odcinka nr 1 od drogi DK31 (ronda obwodnicy Gryfino w obrębie Żórawek) do drogi powiatowej nr 1367Z w Szczawnie wraz z infrastrukturą towarzyszącą,

2. budowa odcinka nr 2 ścieżki rowerowej od m. Chwarstnica, tj. drogi powiatowej nr 1364Z poprzez Sobieradz, Drzenin do granicy gminy Gryfino z gminą Stare Czarnowo;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z ich realizacją zadań inwestycyjnych w projekcie;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 7. Do zadań asystenta ds. inwestycji należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz nadzór nad prawidłową realizacją umowy obejmującej następujące zadania inwestycyjnie realizowane w ramach projektu:

1. budowa odcinka nr 1 od drogi DK31 (ronda obwodnicy Gryfino w obrębie Żórawek) do drogi powiatowej nr 1367Z w Szczawnie wraz z infrastrukturą towarzyszącą,

2. budowa odcinka nr 2 ścieżki rowerowej od m. Chwarstnica, tj. drogi powiatowej nr 1364Z poprzez Sobieradz, Drzenin do granicy gminy Gryfino z gminą Stare Czarnowo;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z ich realizacją zadań inwestycyjnych w projekcie;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 8. Do zadań asystenta ds. księgowych i finansowych należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. weryfikacja dokumentów finansowo-księgowych;

3. koordynacja finansowa realizacji zadań (zgodnie z HRF);

4. podejmowanie działań dla zapewnienia ciągłości finansowania projektu zgodnie z budżetem Gminy Gryfino oraz Wieloletnią Prognozą Finansową Gminy Gryfino na lata 2025-2030;

5. przekazywanie koordynatorowi JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z finansową realizacją Projektu;

6. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 9. Do zadań specjalisty ds. wynagrodzeń należy w szczególności:

1. bezpośrednia współpraca z koordynatorem JRP w ramach realizacji projektu;

2. realizacja zadania - zarządzanie projektem:

1. koordynacja projektu pod względem rozliczania wynagrodzenia członków JRP,

2. sporządzanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń członków JRP;

3. przygotowanie dla koordynatora JRP wszelkich niezbędnych informacji związanych z realizacją zadania związanego z zarządzeniem projektem;

4. współpraca z pozostałymi członkami JRP.

§ 10. Przy przeprowadzaniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych JRP współpracuje w szczególności z Wydziałem Zamówień Publicznych.

§ 11. 1. JRP w składzie określonym w § 1 realizuje swoje zadania od dnia rozpoczęcia projektu, tj. od 1 marca 2025 r. do dnia rozliczenia projektu.

2. Członkowie JRP zobowiązani są do współpracy podczas okresu trwałości projektu, tj. 5 lat od jego zakończenia, w tym do udzielania informacji/wyjaśnień w zakresie realizowanych zadań w przypadku ewentualnych kontroli projektu po jego zakończeniu.

§ 12. Wykonanie zarządzenia powierza się Naczelnikowi Wydziału Inwestycji i Rozwoju.

§ 13. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino Tomaszowi Milerowi.

§ 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Z up. Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino
Z-ca Burmistrza Tomasz Miler

 

Uzasadnienie

W dniu 5 marca 2025 r. Gmina Gryfino uzyskała informację o pozytywnym wyniku oceny wniosku o dofinansowanie (nr FEPZ.03.01-IZ.00-0001/25) i wyborze projektu do dofinansowania, dofinansowanego z programu Fundusze Europejskie dla Pomorza Zachodniego 2021-2027, który jest realizowany od 1 marca 2025 r. do 31 marca 2026 r.
W celu zapewnienia poprawnej realizacji projektu, należy powołać Jednostkę Realizującą Projekt, której członkowie będą odpowiadać za prawidłową realizację poszczególnych zadań w projekcie.
Sporządziła:
Karolina Pawlak