Zgłoszenia zewnętrzne

Procedura zgłoszenia zewnętrznego
zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów

  1. Jeśli masz wiedzę, że doszło naruszenia prawa możesz przekazać zgłoszenie do organu publicznego jakim jest Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino następującymi sposobami, które gwarantują zachowanie poufności przekazanych informacji:
    1. za pośrednictwem operatora pocztowego na adres urzędu wskazany na stronie internetowej www.bip.gryfino.pl;
    2. poprzez fizyczne dostarczenie pisma do Biura Obsługi Interesantów urzędu;
    3. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny zgloszenia@gryfino.pl,  z zaznaczeniem w temacie wiadomości, że dotyczy zgłoszenia zewnętrznego;
    4. telefonicznie pod nr telefonu 914162011 (nienagrywana linia telefoniczna), które następnie jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzony przez osobę uczestniczącą w rozmowie. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu rozmowy przez jego podpisanie;
    5. bezpośrednio w siedzibie urzędu - gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez urząd. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.

Zachęcamy, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać  z formularza zgłoszenia naruszenia prawa.

Pamiętaj, że możesz też skorzystać z procedury zgłoszenia wewnętrznego w podmiocie prawnym w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego i nie zachodzi wg. ciebie ryzyko działań odwetowych.

  1. Zgłoszenia anonimowe będą pozostawione bez rozpoznania.
     
  2. Jeśli chcesz skorzystać ochrony sygnalisty musisz spełnić poniższe przesłanki:
     
    1. jesteś osobą fizyczną,
    2. zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów,
    3. informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
       
  3. Przepisów o objęciu ochroną sygnalistów nie stosuje się do spraw, o których mowa w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, w szczególności w zakresie przepisów:
    1. o ochronie informacji niejawnych,
    2. tajemnicy zawodów medycznych i prawniczych,
    3. tajemnicy postępowania karnego.

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa (art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów).

  1. Zgłoszone przez sygnalistę naruszenie przepisów prawa będzie poddane wnikliwej i bezstronnej analizie z zachowaniem poufności. Tryb postępowania jest następujący:
    1. potwierdzenie wpływu zgłoszenia, jeśli sygnalista wskazał dane kontaktowe,
    2. wstępna weryfikacja zgłoszenia,
    3. podjęcie działań następczych i wszczęcie postępowania wyjaśniającego w zakresie właściwości Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino, jeśli zgłoszenie jest zakwalifikowane jako podlegające pod przepisy ustawy o ochronie sygnalistów,
    4. kontakt z sygnalistą - jeśli występuje konieczności uzupełnienia informacji od niego,
    5. informacja zwrotna do sygnalisty o wyniku postępowania ze wskazaniem planowanych lub podjętych działań naprawczych.

Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino rozpatruje zgłoszenia zewnętrzne w ramach swoich kompetencji jako organu publicznego w zakresie określonym w art. 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

  1. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przekaże informację zwrotną do sygnalisty na otrzymany w zgłoszeniu w danych kontaktowych adres do korespondencji. Informacja zostanie przekazana w terminie do 3 miesięcy od daty potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. W przypadku konieczności dalszego działania ze strony Gminy Gryfino pełna informacja zostanie przekazana sygnaliście w terminie do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym zostanie poinformowany. W informacji znajduje się stwierdzenie wystąpienie lub brak naruszenia prawa oraz informacja o środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa. Wskazuje się również przyczyny podjęcia danego działania.
     
  2. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych - w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino - oraz informuje o tym sygnalistę.
     
  3. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino dokłada wszelkich starań celem zachowania poufności i zapewnia, że:
    1. tylko i wyłącznie pracownicy upoważnieni mają dostęp do pełnej treści zgłoszenia sygnalisty,
    2. dostęp do informacji zawartych w zgłoszeniu jest ograniczony, a dane dotyczące sygnalisty są przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione,
    3. możliwość kontaktu z sygnalistą ma jedynie pracownik upoważniony do przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa.
       
  4. Dane osobowe sygnalistów Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino przetwarza  w oparciu o wymagania ustawowe zawarte w klauzulach informacyjnych, które stanowi załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do procedury dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organu publicznego jakim jest Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino.
     
  5. Burmistrz Miasta i Gminy Gryfino po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia.

Takimi działaniami mogą być:

  1. postępowanie wyjaśniające,
  2. wniesienie oskarżenia,
  3. działania podejmowane w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie postępowania.

Czynności podjęte na skutek zgłoszenia sygnalisty zmierzają do zapobieżenia lub usunięcia skutków naruszenia prawa oraz dokonania adekwatnych działań naprawczych.

  1. Ochrona prawna dla sygnalistów
    1. Sygnalistom przysługuje ochrona prawna przed stosowaniem wobec nich działań odwetowych zgodnie z Rozdziałem 2 ustawy o ochronie sygnalistów. Takim środkiem ochrony prawnej jest m.in.: wystąpienie z roszczeniem o odszkodowanie lub zadośćuczynienie za dopuszczenie się zastosowania działań odwetowych.
    2. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
    3. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa w ust. 1, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
    4. Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
       
  2. Sygnalista powinien mieć na uwadze, że może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj. jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
     
  3. W razie jakichkolwiek pytań możesz zadzwonić do upoważnionego do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych pracownika Kontroli Wewnętrznej. Nr telefonu 91 416 20 11 w. 450.
     
  4. Zgłoszenia zewnętrznego można też dokonać do:
    Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
    al. Solidarności 77
    00-090 Warszawa
    biurorzecznika@brpo.gov.pl
    tel. (22) 55 17 700

ZARZĄDZENIE Nr 120.4.2025 BURMISTRZA MIASTA I GMINY GRYFINO z dnia 15 stycznia 2025 r.
 w sprawie ustalenia procedury dokonywania zgłoszeń zewnętrznych dotyczących naruszeń prawa i podejmowania działań następczych należących do właściwości Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino oraz zmiany Zarządzenia Nr 120.58.2024 Burmistrza Miasta i Gminy Gryfino w sprawie ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Urzędzie Miasta i Gminy w Gryfinie