I. WYMAGANE DOKUMENTY:
Wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego dla:

1. Osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna:
   1. wniosek (załącznik nr 1 lub ),
   2. prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku, gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny:
   3. dokument tożsamości strony:
      • dowód osobisty lub paszport
2. Innych osób, które wykażą interes prawny:
   1. wniosek (załącznik nr 1 lub ),
   2. dokument tożsamości strony:
      • dowód osobisty lub paszport
   3. dokument wykazujący interes prawny.
3. Pełnomocników:
   1. wniosek (załącznik nr 1 lub ),
   2. dokument tożsamości pełnomocnika:
      • dowód osobisty lub paszport
   3. pisemne lub w formie dokumentu elektronicznego pełnomocnictwo (załącznik nr 2 lub ,)
      
      Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu.
      Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
      Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa.
      Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
4. Organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne z celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny.
   1. a. wniosek (załącznik nr 1 lub ),
   2. b. statut organizacji społecznej,
   3. c. dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

II. OPŁATY:

1. Opłata skarbowa od wydania:
   1. odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego - 22,00 zł,
   2. odpisu zupełnego - 33,00 zł.
2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa - 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.

„Opłatę należy uiścić na rachunek bankowy Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie: Bank Pekao S.A. Oddział w Gryfinie nr 92 1240 2092 9600 5055 5555 5555.
lub w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Gryfinie, bezgotówkowo przy wykorzystaniu terminali płatniczych obsługiwanych przez pracowników Urzędu lub w samoobsługowym opłatomacie znajdującym się na parterze budynku urzędu.”
Oryginał dowodu wpłaty należnej opłaty skarbowej należy załączyć do wniosku lub dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa.

III. TERMIN ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Gryfinie) wydanie odpisu następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
2. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
3. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

IV. JEDNOSTKA ODPOWIEDZIALNA:
Wydział Urząd Stanu Cywilnego i Spraw Obywatelskich - Urząd Stanu Cywilnego
(symbol USC.SO), pokój nr 1 i nr 3, tel. 91-416-20-11 wew. 201, 203.
e-mail USC usc@gryfino.pl

V. FORMA ZAŁATWIENIA SPRAWY:

1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony na druku wielojęzyczny).
2. Decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

VI. TRYB ODWOŁAWCZY:
Tryb odwoławczy występuje tylko w przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego. Odwołanie wnosi się do Wojewody Zachodniopomorskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika USC, który wydał decyzję.

VII. INFORMACJE DODATKOWE:

1. Wnioski w sprawie wydania odpisów aktów stanu cywilnego z rejestru stanu cywilnego tj. z ksiąg stanu cywilnego przechowywanych w USC w Gryfinie i poza Gryfinem, przyjmowane są:
   • w siedzibach USC w Gryfinie ul. 1 Maja 16,
   • za pośrednictwem poczty: adres do korespondencji - ul. 1 Maja 16, 74-100 Gryfino,
   • za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP (za wyjątkiem wniosków o wydanie skróconych odpisów wielojęzycznych aktów stanu cywilnego. Przepisy nie przewidują ich wydania w formie dokumentu elektronicznego).
2. Odpis aktu stanu cywilnego dotyczący wskazanej osoby może zostać wydany, na wniosek, w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego  kwalifikowanego certyfikatu.
   
   UWAGA! Posiadanie jedynie profilu zaufanego na platformie ePUAP nie jest
   wystarczające do otwarcia przesłanego dokumentu. Żądany odpis może zostać przesłany elektronicznie za pomocą platformy ePUAP, jednak warunkiem odbioru takiego dokumentu jest posiadanie oprogramowania odczytującego dokumenty opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
3. Odpis aktu stanu cywilnego wydany w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu uzyskany za pośrednictwem  elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP może być wykorzystany wyłącznie w formie elektronicznej, gdyż tylko w tej formie posiada walor dokumentu urzędowego.
4.  W sprawach nieuregulowanych w ustawie prawo o aktach stanu cywilnego stosuje się przepisy ustawy - kodeks postępowania administracyjnego, z wyłączeniem stosowania przepisów art. 40 § 4 i 5 kpa, w sprawach załatwianych za pośrednictwem konsula.

Klauzula informacyjna dot. przetwarzania danych osobowych
na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (przetwarzanie w związku z ustawą z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i ustawą z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska)